Alcune regole sul cerimoniale - 2

Il programma, la sala della cerimonia e l'assegnazione dei posti
La redazione del programma, nell'ambito dell'organizzazione di un evento in generale e nelle cerimonie in particolare, rappresenta il punto di partenza. Per la sua predisposizione dovranno essere analizzate dettagliatamente le varie fasi della cerimonia nel rispetto di alcune regole che potrebbero essere definite "usuali" per chi si occupa di questa delicata fase organizzativa.
La sala (sarebbe opportuno acquisirne una piantina), oltre a essere curata in ogni particolare necessario per la buona riuscita dell'evento, occorre sia nel contempo armoniosa e funzionale, oltre che dotata di tutti gli impianti tecnologici necessari per la specifica tipologia di cerimonia.
La predisposizione del tavolo all'interno della sala riveste una funzione strategica, in quanto alle spalle dovrà essere posizionato un cartellone riepilogativo della manifestazione che richiami il pieghevole del programma. Il tavolo, al contempo, dovrà essere collocato in modo da consentire ai relatori l'eventuale abbandono momentaneo e improvviso della cerimonia, cercando di creare il minor disagio possibile agli altri partecipanti. Inoltre, il posizionamento di un podio a fianco al tavolo presidenziale può risultare utile o per l'alternarsi degli oratori o per la figura del moderatore.
I posti per i partecipanti dovranno essere di dimensione ragionevolmente larga: nei criteri di scelta di una sala quindi, una scriminante sarà rappresentata proprio dal numero degli invitati (criterio legato alla conferma ricevuta), in modo tale da evitare sia la presenza di partecipanti in piedi, sia un numero eccessivo di posti non occupati.
Per l'assegnazione dei posti nell'ambito del tavolo presidenziale, occorre tener presente alcune regole. Il posto d'onore è ovviamente quello al centro, e come tale va attribuito alla personalità di rango più elevato che prende parte all'iniziativa; la regola generale di assegnazione dei posti a fianco di quello d'onore, prevede che poi il posto più importante è quello alla destra (inteso per chi si siede, e cioè il sinistro per chi guarda dal di fronte).
Pertanto, fra tre posti quello d'onore è quello al centro, il secondo è alla destra di chi siede e il terzo è a sinistra, e così di seguito; se i posti sono invece pari o di uguale importanza, può essere utile disporre i posti in modo che non ve ne sia uno solo centrale ma si crei un doppio centro e quindi una sorta di doppia presidenza.
Anche per l'assegnazione dei posti in platea occorre tener presenti alcune regole: come in un "mosaico", è necessario infatti attribuire per primi i posti che hanno una precipua collocazione e solo successivamente assegnare gli altri. La regola, come si è precisato, è quella della destra partendo dal centro; parimenti, i posti più importanti sono quelli situati nelle file più vicine al tavolo presidenziale.

L'ordine delle precedenze delle cariche pubbliche nazionali ed in sede regionale e provinciale
Come si può facilmente intuire, la disciplina che detta le regole sul cerimoniale di Stato, concernente l'ordine delle cariche pubbliche, è materia di competenza esclusivamente statale così come vi è da precisare che in sede locale il coordinamento del cerimoniale di Stato rientra fra i compiti dell'Ufficio territoriale del governo (Sgrelli, op. cit. pag. 41).
Ciò nondimeno, non esiste sul punto una fonte legislativa o regolamentare, ma si può affermare che la fonte primaria in materia è ancora oggi costituita dalla prassi (Sgrelli, op. cit. pag. 69); a dire il vero, vi è solamente una circolare della presidenza del Consiglio dei ministri emanata dal governo De Gasperi nel 1950 che, a sua volta, è stata integrata da altre emesse successivamente, ma che comunque risultano incomplete.
Se volessimo operare delle suddivisioni nell'ambito delle cariche pubbliche, eccezion fatta per il Presidente della Repubblica, che ovviamente è posto a vertice per importanza ed è super partes, si possono individuare quattro categorie. Queste comprendono cariche nazionali o locali, con l'avvertenza che per le cariche locali l'ordine d'importanza sotto riportato è valido solo nel caso la carica locale presenzi a un evento nella propria sede.

Prima categoria
Vi appartengono, in ordine d'importanza, i presidenti delle Camere, il presidente del Consiglio dei ministri e il presidente della Corte costituzionale che rappresentano i presidenti degli organi costituzionali nazionali.

Seconda categoria
In ambito nazionale occorre menzionare l'appartenenza a questa categoria, in ordine di importanza, dei vicepresidenti degli organi costituzionali, dei ministri, degli ambasciatori, dei giudici costituzionali, e dei parlamentari nazionali ed europei.
In ambito locale, invece, vi appartengono i presidenti della Giunta e del Consiglio regionale.

Terza categoria
A titolo esemplificativo si ricomprendono, nell'ordine:
prefetto; sindaco; presidente della Provincia; presidente della Corte d'appello; presidente della Camera di commercio, industria, artigianato e agricoltura; vescovo della diocesi; vicepresidenti della Giunta e del Consiglio regionale; assessori regionali; membri dell'Ufficio di presidenza dei consigli regionali; presidenti dei gruppi consiliari regionali; presidenti di commissioni e giunte consiliari regionali; procuratore generale della Corte d'appello; presidente del Tar; presidente della sezione giurisdizionale regionale della Corte dei conti; comandante della regione militare, del Dipartimento militare marittimo e della Regione aerea; rettore dell'Università; presidente del tribunale; procuratore della Repubblica; capo della delegazione regionale della Corte dei conti; procuratore regionale della Corte dei conti; presidente della Commissione tributaria regionale; avvocato distrettuale dello Stato; direttori regionali e provinciali degli uffici statali; difensore civico regionale; consiglieri regionali; segretario generale della Giunta e del Consiglio regionale, presidente dell'autorità portuale; dirigenti generali statali e regionali; presidente delegazione Banca d'Italia; presidenti della Commissione tributaria provinciale; vicepresidenti delle Giunte e dei Consigli comunali e provinciali; assessori comunali e provinciali; presidente della Comunità montana; presidi di facoltà universitarie; difensori civici, comunale e provinciali; capigruppo Consigli comunali e provinciali; presidenti di aziende regionali; presidenti di associazioni combattentistiche e d'arma riconosciute.

Quarta categoria
Dirigenti statali e qualifiche equiparate; professori ordinari di Università; presidenti di circoscrizioni comunali; consiglieri comunali e provinciali; direttore generale del Comune e della Provincia; segretari comunale e provinciale; presidenti di aziende comunali e provinciali; direttore generale azienda sanitaria; presidenti di istituzioni comunali e provinciali; dirigenti di enti locali.

L'ordine delle precedenze fra Regioni, Province e Comuni
Fra le Regioni la precedenza è determinata dalla data della costituzione delle stesse. Furono istituite per prime le regioni a statuto speciale nel seguente ordine: Sicilia, Sardegna, Valle d'Aosta,Trentino Alto Adige e, da ultimo, il Friuli Venezia Giulia (1963).
Nel 1971 furono istituite le Regioni a statuto ordinario nel seguente ordine:
Piemonte, Lombardia, Veneto, Liguria, Emilia-Romagna, Toscana, Umbria, Marche, Lazio, Molise, Campania, Puglia, Basilicata, Abruzzo e Calabria.
Poiché a livello provinciale le regole da seguire sono pressoché identiche a quelle utilizzate nell'ambito delle precedenze dei Comuni vediamo di esaminare brevemente solamente queste ultime.
Qualora a un evento partecipino più sindaci, nonostante tutti abbiano parità di rango indipendentemente del criterio dell'ampiezza del comune, l'ordine di importanza dipende in primo luogo dalla sede dell'evento e, in secondo luogo, da criteri accessori, così sintetizzabili:
1. sindaco, in sede
2. sindaci delle città capoluogo di regione (in ordine alfabetico delle città, ma il sindaco di Roma ha la precedenza quale capitale)
3. sindaci delle città capoluogo di provincia (in ordine alfabetico dei comuni)
4. altri sindaci (in ordine alfabetico dei comuni).

Le eccezioni all'ordine delle precedenze e le regole integrative
Sin qui le regole che andrebbero rigorosamente applicate nell'organizzazione di eventi in occasioni più o meno solenni; ciò non toglie che vi siano eccezioni o deroghe a tali regole dettate da particolari situazioni o condizioni personali.
Ad esempio, deroghe possono essere consentite per esigenze funzionali (ad esempio, il ministro dell'Interno può avere necessità di avere vicino a sé il capo della Polizia) o per il particolare rapporto personale fra i presenti (ad esempio, un importate oratore e un suo familiare), o infine per la presenza a un evento di un gruppo numeroso (ad esempio, una rappresentanza di parlamentari che giustifica l'assegnazione di un intero settore della sala).
Infine, va ricordato che le regole esposte nei precedenti paragrafi, in limitati casi, possono non essere sufficienti a procedere univocamente alle assegnazioni: può risultare allora utile, a parità di qualifica, applicare criteri integrativi come, ad esempio, quello dell'anzianità di carica o, in subordine, di età. Da ultimo si può ricorrere all'ordine alfabetico.

Le accoglienze degli invitati
L'accoglimento degli ospiti o degli invitati spetta al promotore dell'evento, che può affidare a delle hostess l'accompagnamento ai relativi posti; ovviamente, è opportuno che il promotore dell'evento provveda direttamente ad accompagnare al loro posto gli ospiti di particolare riguardo.
Appare anche opportuno consegnare all'ingresso in sala il programma della manifestazione e il pieghevole predisposto.
Finché non prende posto la personalità di rango più elevato la cerimonia non può iniziare.

La successione dei discorsi e dei momenti e i ringraziamenti per la partecipazione
Anche l'organizzazione dei discorsi deve rappresentare momento di giusta riflessione da parte del coordinatore o organizzatore della manifestazione. L'ordine dei discorsi, soggiace di solito al principio che è inverso al rango degli oratori.
E' opportuno che l'introduzione venga effettuata dall'organizzatore, che successivamente assolve anche la funzione di moderatore. Segue poi il saluto da parte dell'autorità locale e, infine, il discorso dell'esponente di maggior rango. Tutti i relatori, in esordio e in conclusione della propria relazione, rivolgeranno il saluto alla massima autorità presente. Opportuno appare più che mai fissare il tempo per ogni intervento e cercare di rispettarlo anche come gesto di considerazione nei confronti del successivo relatore.
Da ultimo, è gentile, il giorno successivo alla cerimonia, far pervenire alle massime autorità intervenute un messaggio di ringraziamento.